Mitarbeiter Zeiterfassung: Der Schlüssel zu mehr Produktivität und Transparenz

Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern  - Überblick über die häufigsten Methoden

Nicht jedes System zur Arbeitszeiterfassung ist auch für jede Art von Unternehmen geeignet. Die Systeme unterscheiden sich grundsätzlich nicht nur in Sachen Anschaffungskosten, sondern auch in punkto Wartungsaufwand, Schulungsaufwand und Fehleranfälligkeit.

Elektronische Lösungen im Firmengebäude ermöglichen z. B. die kontaktlose Zeitbuchung an Zeiterfassungsterminals wie hier im Bild mit der Zeiterfassung von Timemaster mittels Transponder auf Basis von RFID-Technik (z. B. am Schlüsselanhänger). Nun aber erst einmal ein kleiner Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten der Mitarbeiter-Zeiterfassung.

Manuelle Stempeluhren wurden früher häufig in großen Betrieben eingesetzt, z.B. in Industriebetrieben wie VW Wolfsburg oder im Bergbau. Sie gelten heute aber als veraltet und wurden von elektronischen Lösungen, z. B. RFID abgelöst.

Heutzutage existieren jedoch zahlreiche weitere Lösungen zur Zeitbuchung, darunter auch Systeme für die mobile Zeiterfassung mit GPS, z. B. im GPS-Tracking für Außendienst. Die verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung unterscheiden sich im Wesentlichen also nicht nur in den Punkten Kosten, Fehleranfälligkeit, Automatisierung und der Integration, sondern auch in der Frage, ob das System stationär oder mobil für Außendienstmitarbeiter genutzt werden soll. In der folgenden Tabelle zeigen wir dir eine Übersicht der Zeiterfassungssysteme und erläutern die jeweiligen Vorteile und Nachteile.

Sonderfall: die mobile Arbeitszeiterfassung  - Lösungen für Außendienst

Fest installierte Zeiterfassungssysteme wie RFID-Chip Lösungen oder Stechstellen / Stempeluhren stoßen hier an ihre Grenzen. Arbeitet ein Mitarbeiter nicht stationär in einem Büro, ist eine Erfassung der Arbeitszeit nicht möglich. So fahren Mitarbeiter im Handwerk und in der Baubranche häufig direkt zur Baustelle, statt vorher ins Büro. Die Kontrolle der Arbeitszeiten erfolgt hier oft auf Basis sogenannter Stundenzettel. Hier kann von Kontrolle jedoch kaum eine Rede sein, denn eine detaillierte Nachweisführung ist hier nur noch mit einem hohen Aufwand möglich, z. B. durch die Kontrolle durch einen Mitarbeiter vor Ort. Daraus ergibt sich natürlich eine gewisse Manipulationsanfälligkeit und Fehleranfälligkeit. Doch auch hier kann man Abhilfe schaffen, z. B. durch ein Einsatz einer Zeiterfassung mit GPS Ortung und App oder der Zeiterfassung mit GPS. Beide Systeme ermöglichen die Zeiterfassung online und automatisiert, was den Verwaltungs - und Prüfaufwand erheblich reduziert.

Zeiterfassung per GPS  - Blackbox und Live-Ortung

Die GPS Arbeitszeiterfassung dokumentiert die Personalzeiterfassung durch Bewegungsdaten eines Fahrzeugs. Sie ist meist Bestandteil von einem GPS Ortungssystem in Fahrzeugen (z. B. Autos und PKW) und ermöglicht die automatische Zeiterfassung. Dies geschieht mit Hilfe einer GPS-Blackbox, die ins Fahrzeug eingebaut wird und zusätzlich noch die gefahrenen Strecken aufzeichnet und eine Echtzeit-Ortung / Live-Ortung ermöglicht. Die Auswertung umfasst Datum und Uhrzeit (Start und Ende) jeder einzelnen Fahrt sowie die Dauer und je nach System auch die postalischen Adressen. Exportieren lässt sich eine solche Auswertung meist als Bericht zur GPS Zeiterfassung im PDF Format.

Darüber hinaus ermöglicht eine GPS Zeiterfassung auch die Live Ortung der betreffenden Fahrzeuge. Gefahrene Wegstrecken lassen sich meist mehrere Wochen oder Monate noch auf einer Landkarte betrachten. Die Arbeitszeiterfassung mit GPS ist bei der GPS Ortung eine nützliche Nebenfunktion. Deswegen ist die mobile GPS-gestützte Zeiterfassung auch integraler Bestandteil des GPS-Flottenmanagement für Firmenfahrzeuge, denn so sind die Verwaltung der Fahrzeuge und das Zeitmanagement der Fahrer in einem System vereint.

Außerdem ermöglichen solche Ortungssysteme auch die Tageskilometerauswertung sowie die Kostenberechnung auf Basis des Kraftstoffverbrauchs. GPS Zeiterfassungssysteme für Außendienstmitarbeiter und Fahrzeuge sind heutzutage also sehr vielseitig und werden nicht nur in großen Fahrzeugflotten eingesetzt, sondern auch bereits bei kleineren Unternehmen wie Handwerksbetrieben.

GPS Zeiterfassung per GPS Tracker: unsere Systeme für Unternehmen

Außendienstler genießen oft Narrenfreiheit: wenn sie gut abliefern, können sie fast machen, was sie wollen. Doch wer kontrolliert die Arbeitszeit? Naturgemäß gibt es in Firmenwagen keine Arbeitszeiterfassung, weder per RFID, Tag, Token oder Stechstelle. Arbeitszeiterfassung per GPS schließt genau diese Informationslücke.

GPS Tracker Festeinbau (Universal Ortungssystem)

179,00 EUR zzgl. USt.

Ohne Abo: keine monatlichen Kosten

Anwendungsgebiete: Baumaschinen, Auto, LKW, Transporter

Akku: Puffer-Akku intern, Stromversorgung über Fahrzeugbatterie (12V bis 80V)

SIM Karte inklusive

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OBD GPS Tracker, Mini Plug & Play Sender mit 4G / LTE Chip

239,00 EUR zzgl. USt.

Ohne Abo: ohne monatliche Kosten

Anwendungsgebiete: Auto, Firmenwagen, LKW, Transporter, Zustelldienste

Akku: Puffer-Akku intern, Stromversorgung über OBD (12V bis 24V)

SIM Karte inklusive

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GPS Tracker Akku Magnet Langzeit-Tracker 20.000 mAh

267,00 EUR zzgl. USt.

Ohne Abo: ohne monatliche Kosten

Anwendungsgebiete: Auto, Baumaschinen, Forst, Landmaschinen, Anhänger

Akku: 20.000 mAh Li-Ionen Akku (wiederaufladbar), USB-C Ladegerät im Lieferumfang

SIM Karte inklusive

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Zeiterfassungs-Apps  - Vergleich und Funktionen

Ist der Einsatz von GPS Hardware in Fahrzeugen als Zeiterfassung mit GPS nicht erwünscht oder möglich, bleibt neben dem klassischen Stundenzettel nur noch die Nutzung einer Zeiterfassung GPS App. Der Einsatz einer App zur Mitarbeiterzeiterfassung ist jedoch umstritten und führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis.

Apps zur Zeiterfassung im Test

Alle oben genannten Zeiterfassungs-Apps wurden von uns getestet. Besonderen Wert haben wir darauf gelegt, dass die Apps in deutscher Sprache verfügbar sind, auch wenn noch zahlreiche weitere gute Apps in englischer Sprache verfügbar sind. Es würde aber den Rahmen sprengen, auch englischsprachige Apps zu testen. Insgesamt konnten wir feststellen, dass alle genannten Apps sehr gut sind und sich im Prinzip nur im Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Unterschiede in der Zuverlässigkeit oder Qualität konnten wir nicht feststellen. In Sachen Preis-Leistungsverhältnis können wir aber Clockify empfehlen, denn dort bekommt man in der kostenlosen Basisversion den größten Funktionsumfang.

Fazit zur Arbeitszeiterfassung

Ob klassische Papierlösungen, elektronische Systeme oder moderne GPS-gestützte bzw. App-basierte Lösungen  - viele Wege führen nach Rom. Jede Methode hat ihre eigenen Vor - und Nachteile, die du individuell bewerten solltest.

Während papierbasierte Lösungen oft kostengünstig, aber fehleranfällig sind, bieten digitale Systeme eine höhere Genauigkeit und Flexibilität. Besonders für mobile Teams oder Außendienstmitarbeiter erweisen sich GPS-Tracker und Apps als äußerst praktisch. Wichtig ist jedoch, Datenschutzbestimmungen einzuhalten und Mitarbeiter in die Nutzung der Systeme einzubeziehen.

Ob kleine Betriebe oder große Unternehmen  - die passende Lösung zur Arbeitszeiterfassung trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in der Personalverwaltung bei, sondern optimiert auch Prozesse und spart langfristig Zeit und Kosten.

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