GPS Fahrtenbuch - elektronisches Fahrtenbuch kostenlos führen - geht das?

Digitales Fahrtenbuch per Fahrtenbuch-App bedienen

Bei dem von uns ausführlich getesteten Produkt Vimcar GPS Fahrtenbuch erfolgt die Erfassung der Fahrten automatisch über den Fahrtenbuch-Stecker. Dein Smartphone brauchst du dazu nicht mit dir führen. Die Fahrten kannst du auch später buchen. Wenn der Fahrtenbuch-Stecker das Ende einer Fahrt erfasst hat, wird dieser Eintrag direkt mit dem Fahrtenbuch-Server synchronisiert. Dies erfolgt über das Mobilfunknetz. Ein solches Fahrtenbuch unterscheidet sich in Hinblick auf die Datenübertragung per Mobilfunk übrigens nicht von der GPS Fahrzeugortung. Auch in der klassischen Fahrzeugortung werden die Daten über das Mobilfunknetz übertragen. Der Fahrtenbuch-Stecker bucht sich im Hintergrund automatisch ins Mobilfunkentz ein und überträgt die Daten an den Fahrtenbuch-Anbieter. Mobilfunkkosten fallen für dich nicht an, diese sind bereits in den monatlichen Gebühren enthalten.

Die Buchung der Fahrt ist kinderleicht, denn ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt Fahrt und Fahrtende automatisch. Du rufst den entsprechenden Eintrag in deiner Fahrtenbuch-App auf. Die App zeigt dir nun zwei Positionen: Fahrtbeginn und Fahrtende. Du buchst diese Fahrt nun einfach auf Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Privatfahrt oder Mischfahrt. Und schon hast du dein Fahrtenbuch geschrieben, denn Datum, Uhrzeit und KM-Strecke hat der Fahrtenbuch-Stecker schon für dich geloggt.

Fahrtenbuch Statistiken

Zwischendurch kann es sicher mal interessant sein zu sehen, wie viele Kilometer du privat oder beruflich zurückgelegt hast. Ob man das brauch? Nein, für das Fahrtenbuch und das Finanzamt ist diese Grafik weder interessant noch aussagekräftig. Aber zumindest ist es nett anzuschauen.

Mischfahrten im Fahrtenbuch erfassen

Mischfahrten kommen im Alltag von Fahrtenbuchnutzern häufiger vor, als man denkt. Du fährst mit dem Firmenwagen und kommst gerade vom deinem Kunden. Ein klassischer Außendiensteinsatz. Auf dem Heimweg fährst du zum Kindergarten deines Sprößlings, statt direkt nach Hause zu fahren. Wie bucht man das normalerweise richtig? Gar nicht so einfach. Das erledigt in der Fahrtenbuch App die Funktion Mischfahrt für dich. Du gibst einfach mit grafischen Schiebereglern an, wie viele Kilometer der Fahrt betrieblich sind und wie viele Kilometer privat. Die Fahrtenbuch-App bucht den Rest.

Fahrtenbuch-App Menüführung

Die Fahrtenbuch-App beschränkt sich auf die wesentlichen Funktionen eines Fahrtenbuchs. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass die App mit einer relativ kleinen Menüführung auskommt. Das erleichert auch Neulingen den Einstieg.

Elektronisches GPS Fahrtenbuch exportieren und ausdrucken

Fahrtenbuch exportieren bzw. Fahrtenbuch drucken ist ebenfalls kein Hexenwerk. Du wählst einfach das Fahrzeug aus, die E-Mail Adresse des Empfängers, das Format und den Zeitraum. Die Fahrtenbuch-App sendet dir dann den gewünschten Export. Diesen druckst du aus und schon ist dein Fahrtenbuch geschrieben.

Das digitale Fahrtenbuch - einfach und übersichtlich

Jede Fahrt wird dank OBD-Stecker einzeln erfasst und an den Fahrtenbuch-Server übertragen. Die Anzeige der Adressen ist nicht nur erforderlich, sondern auch hilfreich. Ein Fahrtenbuch für das Finanzamrt erfordert nämlich genau diese Angaben (außer bei Privatfahrten). Aber auch dann, wenn du später deine Einträge auf Privat oder Betriebsfahrt buchst hilft die Adressangabe. Oder hast du nach 10 Kundenbesuchen pro Tag noch jede Fahrt und jede Adresse im Kopf?

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Wer ein Fahrtenbuch digital führen möchte kann auf verschiedene Hard - und Softwarelösungen zurückgreifen. Durchgesetzt haben sich:

• Hardwarelösungen mit OBD-Dongle mit automatischer Erfassung der Fahrten
• Softwarelösungen als Fahrtenbuch-App, ebenfalls mit automatischer Erfassung der Fahrten
• Reine Softwarelösungen ohne automatische Erfassung (Benutzung nur an PC oder Laptop zu Erfassung der Fahrten)

Die meisten Fahrtenbuch-Anbieter verwenden sogenannte OBD-Fahrtenbücher oder ein OBD-Dongle. Allerdings darfst du OBD-Fahrtenbücher nicht mit einem richtigen OBD GPS-Tracker für den OBD-Port verwechseln. Solche OBD-Tracker werden in der Regel zur Live-Ortung genutzt. OBD-Fahrtenbuchstecker führen jedoch keine Fahrtenbücher, sondern dokumentieren nur Start und Stop nebst Koordinaten. Reine OBD-Fahrtenbuchstecker (OBD-Dongles) sind etwas größer als eine Streichholzschachtel und werden einfach die OBD-Buchse im Fahrzeug gesteckt. Dieser OBD-Dongle ermittelt nun neben der GPS-Position auch Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns sowie des Fahrtendes. Diese Daten werden anschließend an die Smartphone-App bzw. Fahrtenbuch-App oder die Cloud-Server des Fahrtenbuchanbieters übertragen. Die Fahrtenbuch-App zeigt dir diese Fahrten an. Du brauchst dann nur noch auswählen, um welchen Fahrtzweck es sich handelt. Dort unterscheidet man zwischen:

• Betriebsfahrt
• Privatfahrt
• Arbeitsweg
• Mischfahrt

Auf diese Weise wird jede Fahrt dokumentiert. Du kannst diese später als PDF exportieren und herunterladen.

Was kostet ein elektronisches Fahrtenbuch?

Fahrtenbuch-Anbieter verlangen in der Regel ein monatliches Bereitstellungsentgelt, auch Fahrtenbuch-Abo genannt. Bei den meisten Anbietern liegt diese monatliche Abo-Gebühr bei rund 16€ netto, also exklusive Umsatzsteuer. Sofern GPS-Hardware in Form eines OBD-Dongles erforderlich ist, ist dieses Dongle meist in der monatlichen Grundgebühr inbegriffen. Da die meisten digitalen Fahrtenbuchlösungen mit einem GSM GPS gestützen OBD-Dongle arbeiten, ist eine SIM-Karte für die Datenübertragung zum Anbieter nötig. Diese ist aber in der Regel ebenfalls bereits im monatlichen Grundpreis inbegriffen. In der Praxis wird dich ein elektronisches / digitales Fahrtenbuch also rund 16€ netto pro Monat kosten. Angesichts der hohen möglichen Steuerersparnis sind diese Kosten aber gering - es lohnt sich.

Wie hoch ist die durchschnittliche Ersparnis bei einem digitalen Fahrtenbuch?

Kaum eine Frage ist beliebter und zugleich schwieriger zu beantworten. Die durchschnittliche Fahrtenbuch Ersparnis hängt nämlich stark vom Fahrzeugwert und dem Anteil der privaten Nutzung ab. Ein Fahrzeug, das überwiegend privat genutzt wird, hat eine deutliche geringere Steuerersparnis als ein Fahrzeug, das überwiegend geschäftlich gefahren wird. Nach einer Auswertung von Chip.de liegt die durchschnittliche Fahrtenbuch Ersparnis bei rund 2700€ im Jahr. Verglichen mit den monatlichen Kosten des digitalen Fahrtenbuchs von rund 16€ lohnt sich aber ein Fahrtenbuch-Vergleich. Es sind nämlich nicht nur die Spritkosten, die du als Betriebsausgabe geltend machen kannst. Vielmehr kannst du alle Kosten, die mit der Nutzung des Fahrzeugs in Zusammenhang stehen ansetzen:

• Spritkosten
• Reparaturen
• Haftpflichtversicherung
• TÜV-Gebühren
• Inspektionen
• etc.

Wann lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?

Eine feste Grenze, ab wann sich das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs lohnt existiert nicht. Die tatsächliche Ersparnis gegenüber der 1%-Regel bzw. 1%-Methode hängt im Wesentlichen von folgenden Faktoren ab:

• Bruttolistenpreis Fahrzeug
• Jährliche Kilometerleistung
• Anteil der beruflichen / betrieblichen Fahrten

Ein elektronisches Fahrtenbuch lohnt sich meist dann, wenn das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat, der private Nutzungsanteil gering ist oder einen langen Arbeitsweg hat. Im Umkehrschluss lässt sich vereinfacht gesagt feststellen, dass sich ein elektronisches Fahrtenbuch für ein günstiges Fahrzeug eher nicht lohnt. Gleiches gilt, wenn der Anteil der Privatnutzung und damit der sogenannte geldwerte Vorteil hoch ist. Wer einen kurzen Arbeitsweg hat, profitiert ebenfalls eher selten vom elektronischen Fahrtenbuch. Allerdings darf man keine dieser Aussagen pauschal betrachten, denn erst das Zusammenwirken der genannten Faktoren ergibt tatsächlich Antwort zur Frage, ab wann sich ein elektronisches Fahrtenbuch lohnt.

Wieso darf ich ein digitales Fahrtenbuch nicht in Excel führen? Das ist doch auch elektronisch.

Der Einsatz von Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen ist tabu. Dies gilt auch für lose Zettel oder sonstige Arten der losen Erfassung. Auch Word oder Notepad solltest du vergessen. Hintergrund ist, dass ein digitales Fahrtenbuch manipulationssicher geführt werden muss. Weder Excel noch Word erfüllen aber diese Voraussetzung, denn diese Dokumente könnten jederzeit geändert werden. Lose Zettel, also die klassische Zettelwirtschaft werden ebenfalls nicht als Fahrtenbuch anerkannt, denn ein Fahrtenbuch muss fortlaufend und lückenlos geführt werden.

Wie drucke ich ein elektronisches / digital geführtes Fahrtenbuch für das Finanzamt aus?

Elektronische Fahrtenbücher enthalten Exportfunktionen zum Exportieren des Fahrtenbuchs als PDF Datei. Diese Datei kann anschließend wie jedes andere Dokument auch ausgedruckt werden. Hier solltest du darauf achten, dass ein solches Fahrtenbuch alle Pflichtangaben beinhaltet, die auch bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch zur Anwendung kommen.

Wie reiche ich ein digitales Fahrtenbuch beim Finanzamt ein?

Gar nicht. Die Vorlage beim Finanzamt erfolgt zunächst nur auf Verlangen. Dies kann z. B. eine Steuerprüfung vor Ort (Außenprüfung) sein. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass dein Steuerberater oder deine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine Vorabprüfung des Fahrtenbuchs vornimmt. Wenn das Finanzamt die Vorlage des Fahrtenbuchs verlangt dann genügt bei digitalen Fahrtenbüchern der entsprechende Ausdruck des PDF Exports. Einen solchen PDF Export stellen in der Regel alle digitalen / elektronischen Fahrtenbücher zur Verfügung. Diese kannst du dir einfach ausdrucken.

Woran erkenne ich, dass ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt zertifiziert wurde?

Gar nicht. Weder Finanzämter noch die obersten Finanzbehörden zertifizieren Fahrtenbücher. Wenn du einen Anbieter findest, der mit 'Vom Finanzamt zertifiziert' wirbt solltest du vorsichtig sein. Finanzämter zertifizieren keine elektronischen Fahrtenbücher. Die Frage, ob ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird entscheidet sich nicht nach einer Zertifizierung. Hier hat der Prüfer vom Finanzamt das letzte Wort. Das bedeutet, dass ein Fahrtenbuch auch dann abgelehnt werden kann, wenn es von einem externen Unternehmen als regelkonform zertifiziert wurde. Sofern ein Anbieter also mit 'Erfüllt die Anforderungen der Finanzbehörden' oder 'Erfüllt die Anforderungen der Finanzämter' wirbt ist dies schon glaubwürdiger, denn dies lässt sich in der Regel einfach nachweisen. Gute Fahrtenbuchanbieter beauftragen in der Regel Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie KPMG, die ein digitales Fahrtenbuch auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Manipulationssicherheit, Einhaltung GoBD) prüfen und diese Eigenschaften zertifizieren. Dies ist ein legitimes Vorgehen und wird meist nur von wirklich guten Anbietern vorgenommen. Eine solche Zertifizierung ist nämlich sehr teuer. In unser Vergleichstabelle digitaler Fahrtenbücher findest du nur einen Anbieter, der diese Zertifizierung auch wirklich nachweisen kann. Grundsätzlich gilt: Die Anerkennung von Fahrtenbüchern ist immer eine Einzelfallentscheidung des Sachbearbeiters beim Finanzamt. Kann ein Anbieter aber eine solche Zertifizierung nachweisen so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt dein Fahrtenbuch anerkennt.

Ich habe mich vertippt. Kann ich das Fahrtenbuch ändern? Wie lange kann man ein Fahrtenbuch ändern?

Die Finanzämter unterstellen, dass man sich nach rund einer Woche nicht mehr im Detail an jede einzelne Fahrt erinnern kann. In der Praxis dürfte dies auch nur schwer möglich sein. Daher gilt: Fahrtenbucheinträge in einem digitalen Fahrtenbuch dürfen maximal 7 Tage geändert werden. Elektronische Fahrtenbücher müssen dies sicherstellen. Einträge, die älter als 7 Tage sind, werden dann automatisch gesperrt. Wer vergisst, einer Fahrt einen Fahrtzweck zuzuweisen (Privatfahrt, Arbeitsweg, etc.) kann dies nach mehr als 7 Tagen ebenfalls nicht mehr ändern. Unbearbeitete Einträge werden dann automatisch unwiderruflich als Privatfahrt deklariert. Die Änderung selbst wird aber ebenfalls dokumentiert und im Fahrtenbuch-Export ausgewiesen. So kann das Finanzamt jede Änderung auch nachträglich auf Plausibilität prüfen.

Kann ich mit einem digitalen Fahrtenbuch auch mein Fahrzeug orten?

In der Regel nicht. Elektronische Fahrtenbücher dienen der Erfassung von Fahrten, nicht aber der Live-Ortung. Allerdings kann man bei manchen Anbietern Add-Ons wie Live-Ortung buchen. In unser Vergleichstabelle digitaler Fahrtenbücher findest du beim jeweiligen Fahrtenbuch einen Hinweis wenn dies möglich ist. Allerdings sind diese Add-Ons recht teuer und mit zusätzlichen monatlichen Kosten in Form von Abo-Gebühren verbunden. Hier bieten sich klassische GPS-Tracker zur Fahrzeugortung an. Diese GPS-Ortungsgeräte bekommst du schon ab rund 20€. Die eigentliche Live-Ortung erfolgt dann über ein GPS-Ortungsportal. Monatliche Kosten fallen dafür nicht an, denn je nach Anbieter kannst du Fahrzeuge auch kostenlos orten.

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Ruf uns an: 04421 - 2099832 (Festnetztarif, Mobilfunk ggf. abweichend).